JAC外贸实战:提高邮件发送成功率的技术处理

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所属分类:业务类实战  新鲜出炉

这里说的发送成功率指的是尽量减少拒收,减少进入不明邮件箱的几率!

 

拒收是最悲催的结局,直接无法发送到对方邮箱,也就起不到任何作用;进入不明收件箱还好一些,毕竟大部分客户还是会检查不明收件箱;

 

但是拒收,无法送达的话,邮件服务商会回弹一封邮件,告知我们,一般来说会注明原因,常见的拒收有以下几种:

 

以下文字来自网络

 

收件人地址不存在

错误原因: 收件人邮箱帐号不存在或收件方服务器无法找到收件人邮件地址
可能出现的关键字: No such user、user unknown、unknown or illegal alias、account inactive、user not found、Invalid address、invalid recipient、not a valid mailbox、mailbox cannot be delivered
解决方法: 由于在对方邮件系统中无法找到要投递的用户地址,因此该邮件无法正确投递到该地址中让接受者接收出现了此退信。可能是由于写错了email地址,请确认该地址的输入是否正确,或者同收件人确认是否其email地址。确认无误后重新投递即可。

 

 

收件人邮箱被禁用

错误原因: 收件人用户邮箱被禁用或者不可以使用,可能长时间未登陆使用过,或者未交费等原因导致邮箱帐号被冻结
可能出现的关键字: disabled
解决方法: 联系收件人,请他联系他的邮箱系统管理员确认收件人邮箱问题,更换其他邮箱

 

 

收件人信箱空间不足

错误原因: 接收方已经没有足够邮箱空间接受新邮件
可能出现的关键字: mailbox is full、exceed、hard limit
解决方法: 收件人邮箱已经没有足够的剩余空间接收您的邮件,请使用其他的方式与收件人联系,请接收方先清除邮箱中没用的邮件,腾出空间接收新邮件

 

 

邮件被过滤

错误原因: 对方对接受的邮件作了限制,您的邮件超出了对方的要求或是对方服务器的要求。
可能出现的关键字: not welcome、content rejected、Message blocked、Recipient reject、No welcome message from****、Mail refused/Box is busy
解决方法: 出现 not Welcome/message blocked/content rejected 等信息的原因是收件人在邮箱中设定了一些过滤规则,而你所发的邮件中的信息如"发件人姓名"、"发件人地址"、"邮件主题"、"邮件正文"、"附件"等中的信息符合该收件人或收件人的服务商设置的过滤规则,因此导致邮件在投递后被对方系统拒收。
请把自己所投递邮件做适当的修改,如发送的"邮件主题"等。如果尝试过还是不能正常发送,最好通过其他方式联系收件人,把退信信息提供给收件人查询具体是符合了什么样的过滤规则,确认后进行适当修改就可以正常发送了

 

 

域名解析出错

错误原因: 对方服务器或者对方域名有错误,或者域名信息无法正确的被internet的DNS系统解析,无法找到对方的邮件服务器IP,导致投递出错。 还有一种可能是自己的服务器网络问题导致无法查询对方域名,或者是DNS故障。
可能出现的关键字: Host、not found、bad host、domain、unreachable、Connection refused
解决方法: 首先请检查输入收件人地址时的是否存在拼写错误,确认错误后重新发送就可以解决了。相当部分退信存在这样的情况。
确认收件人地址没有问题的时候,还可能由于收件人服务器的域名信息由于DNS失效、更新失败等等原因造成域名解析不正确。具体可以通过nslookup命令等方式查询收件人邮箱域名的mail exchanger进行确认。对于这种情形的话,需要通过其他途径联系收件人,收件人通知自己的服务商管理维护人员修订DNS错误后就可以正常发送了。

 

 

无法识别的命令

错误原因: 无法识别错误命令(邮件系统指令)
可能出现的关键字: error in command、syntax error、Error email address format
解决方法: 其原因多数是由于发件人使用的软件或者发送系统在投递连接对方系统时候,对方系统无法识别此软件或者发送方系统的指令导致发送错误。
请使用常用的软件如Outlook Express或者Foxmail等进行邮件编辑,或者直接使用WEB的方式发送邮件,可以减少出错的机会。
有时由于发送者填写接收者地址时候输入了非法字符如“"”“/”“”“^”等非法字符也可以导致此类无法成功发送。

 

 

发送的邮件大小超过最大限制

错误原因: 由于发送人的邮件过大导致接收人的邮件系统服务商拒收此邮件
可能出现的关键字: exceeds、maximum message size、Data size
解决方法: 通常此类错误都是由于收件人邮件系统不支持他们系统中的用户接收太大的邮件。因此用户可以把过大的邮件附件使用outlook express的邮件分拆功能进行分拆发送。通常后面跟的数字就是对方系统所允许接收的单个邮件的大小。

 

 

邮件被拒收

错误原因: 由于发送方的邮件被接收方的系统服务商拒收此邮件
可能出现的关键字: banned 、isn't in my list of allowed rcpthosts、domain is not welcome、Connection refused、Relaying denied、spam、spammers
解决方法: 由于对方系统把发送的地址、域或者IP地址列入拒收列表中,使得从此地方寄出的邮件被拒绝接收的情况。
当遇到此情况,您可以联系我们的技术支持,把您接收到的退信内容转发给我们。或联系对方系统管理员,尽快解决此类屏蔽问题。 还有一种可能是对方域名指向不对,指向的系统里并没有要发到的域名。

 

 

连接对方服务器失败

错误原因: 在系统发送邮件时查找到了对方的邮件服务器,但由于internet网络不正常或者对方服务器的 mta 服务不正常,而不能正常获得对方邮件服务器的回应,即对方服务器无响应.
可能出现的关键字: Connection timed out、Connect to×××.××.××.××:25 failure
Error sending mail body to ******、Failure welcome message from
解决方法: 通过nslookup找到对方域名的MX记录指向的邮件服务器IP,通过 telnet 对方服务器的25端口等方式确认是网络连接不正常还是由于对方服务器的25端口没有响应。一般说来,无论是网络故障还是对方系统故障,对方系统管理员很快被发现和恢复,所以可以选择再次发送进行尝试。对于部分国外的邮件服务商,出现这种情况持续的时间会比较长,如果尝试超过1天都不能成功,建议使用其他方式与收件人联系。
确定您的机器能不能正确的连接到外面的主机,最后测试能不能连接发送不成功的主机(出现 220开头字串提示)。
在命令行方式下执行如下命令:
C:> telnet mx.mail.163.com 25
220 163.com Coremail SMTP(Anti Spam) System
C:> telnet sinamx.sina.com.cn 25
220 sina.com ESMTP
C:> telnet xxx.xxx.xxx.xxx 25
220 *******

 

 

单封邮件收件人数超过限制

错误原因: 单封邮件有过多收件人
可能出现的关键字: Too many、less than xx
解决方法: 邮件系统会对每一个邮件投递者每次连接时候的同一封邮件的多投用户数量,因此当用户使用群发时候就会出现对方拒收或者错误的信息返回如"Too many recipients"信息。因此用户请再每一封邮件投递时候,尽量使得每次的接收用户数量控制在20~30人左右,如果接收量比较多的情况,可以分开多几次发送。

 

 

反垃圾邮件列表

错误原因: 发信服务器地址被加入到某些反垃圾邮件组织的黑名单中,导致拒收
可能出现的关键字: Mail from ***.***.***.*** refused, see http://**************
解决方法: 国外很多反垃圾邮件组织也把中国的很多地区的IP地址直接列入到黑名单,他们封闭中国的IP地址未必合理,很多反垃圾邮件组织把中国整个IP地址都列入了黑名单。 一般此类的退信会包含一个连接,可以按网站上面的要求来申请把您的邮件服务器IP地址从列表中移除。


(摘选文字上止,原文地址:http://blog.csdn.net/damaibao/article/details/5421884



还会有很多,以上为常见情形!还有一些未知原因,可以借助邮箱验证工具:http://verify-email.org/

 

这里会出现一个博弈,例如,某些词的出现,图片的加入,链接的加入,会触发反垃圾邮件机制,直接把邮件拒收或者塞入垃圾箱,但是,完全屏蔽这些词,去掉图片,去掉链接,会让我们的邮件变得平淡无奇,毫无吸引力。即便是发送到了,也没有效果!

 

在这两个情形之间进行博弈,你会怎么选择?

 

我会选择继续使用某些词语,某些图片或者链接附件。

 

邮件过滤规则有两种,系统级和邮件级!

 

我从昨晚到今天上午查询了很多国外的邮件服务商介绍,大部分系统级过滤并不过滤商业词汇,也就是服务器不会根据商业词汇自动拒收邮件,大部分只会屏蔽敏感的政治词汇,或者被投诉较多的敏感词汇!

 

而邮件级过滤则是由邮件使用者单独设置,,但是要知道,客户是商人,他需要一些商业信息,极少有人会设置邮箱直接删掉某些信息,因为他们也有客户,万一客户也出现了这些词汇,自动删除,他们的损失就太大了!

 

进入不明邮箱件箱这个问题,上一个帖子说了,不再多说!

 

而且,从技术上面讲,只有频繁的发布邮件,才会触发某些服务器的发垃圾邮件机制,例如,大规模群发,这种情形下,即便你不加入任何敏感词汇,图片或者链接也难以避免!

 

现在的EDM营销,很多都有图片或者大量链接,根本没有被拦截,甚至很多没有进入垃圾箱,可见,很多东西并不是像某些理论说的那么恐怖,切勿杞人忧天啊!

 

而且,有一种理论很有道理,就是评分原理,其他的邮件服务商,服务器都会对我们所用的邮箱进行评分,而评分的标准很大程度依赖于收件人对我们邮件的处理(大量群发,涉及到敏感政治词汇,屏蔽词汇,例如发票,假钞之类的除外)。

 

所以让自己的邮箱评分高的技术处理就是,让你现有的客户,联系人把你的邮件地址加入白名单或者联系人,或者两者都加入,或者标记为重要邮件,这样可以提升你的邮箱在各种服务器上的层次,提高投送成功率!

 

还有一种就是SPF处理:



估计很多女孩子对SPF比较熟悉,防晒指数,但是这里却不是这个意思,这里指的是Sender Policy Framework,翻译起来很难理解,所以简称SPF吧!

原则上来说,SPF并不会防止自己的邮箱因为某些原因变成垃圾邮箱,但是可以减弱成为垃圾邮箱的可能性,因为SPF可以为我们的邮箱提高荣誉!


当我们频繁的推送邮件之时,网络上的邮件服务器就会对我们产生记录,进行观察或者叫做考察,邮件服务器会认为这个邮箱要么是人为发送大量邮件,要么是被劫持发送大量邮件,于是他们会对该邮箱发送指令进行验证,当验证结果显示,的确是本人发送之时,会自动排除掉劫持的可能性,认定此邮箱为大体可靠,不会轻易放入垃圾邮件箱!



而且还有一个好处,SPF可以让我们轻松的将邮箱黑客做掉。因为SPF值对应一个或者几个ip地址,当邮件发送之后,接收方邮箱会发送指令来验证该邮箱的合法性,当发邮件的ip地址跟SPF值记录的ip地址不相符的时候,会直接对这个邮件进行处理,当然处理原则是根据我们的设定进行。



如何设定呢?

 

首先我们要查看我们域名邮箱服务器的SPF:也就是域名的Txt值,例如我的邮箱是这个:

 

domain.com. 27970 IN TXT "v=spf1 ip4:218.16.118.186 -all

 

注:~all和?all 代表不确定的时候,接收方不拒收,但是可能会划入垃圾邮件
       -all 代表确定的,一旦发信人没有使用txt记录下规定的ip投递,会直接绝收

给大家一个网址,可以查询自己邮箱是否有spf记录:



http://www.microsoft.com/mscorp/safety/content/technologies/senderid/wizard/。



如果有,可以修改,如果没有,可以添加,前提是需要有域名权限,在DNS下面加一个TXT记录就行了!




SPF操作较为复杂,建议让你们公司的网管,或者网站管理员为你们进行操作,但是这个概念我们自己必须具备,网站服务商未必会提醒我们!

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目前评论:8   其中:访客  7   博主  0   引用   1

    • avatar Bensen 9

      谢谢村长的分享,先培养起来概念,后面遇到的时候才更好的把握和处理,来提高水平。 评论” />

      • avatar Alina2015 9

        村长,你知道的太多了 评论” />

        • avatar 爱美丽同学 9

          这个对于邮件的分析很重要。平时我们对于退信或者是服务器拒绝接收的邮件都是以简单而粗暴的方式对待,根本没有分析过背后的原因和解决办法。谢谢村长分享!

          • avatar 爱美丽同学 9

            我查了,没有SPF记录。No SPF record has been found for the domainHowever, MX and/or A records currently exist for this domain.Addresses Listed in A records这些是什么意思呢?

            • avatar 阿胡的七七 9

              感谢村长 之前发邮件各种被退信 不懂得为什么 和解决办法 真真是受益匪浅啊

              • avatar zhouleyu 4

                这个对于邮件的分析很重要。平时我们对于退信或者是服务器拒绝接收的邮件都是以简单而粗暴的方式对待

                • avatar cindy 9

                  我的查出来是v=spf1 include:spf.chinaemail.cn ~all, 那这个有什么作用??

                • 来自外部的引用: 1

                  • JAC外贸实战:被砖家们“化简为繁”的种种 | JAC外贸实战(iamatrader)