JAC外贸实战:外贸企业整体运营方案之九,傻瓜化邮件范本

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很多朋友留言问,傻瓜化的范本怎么做?我把我自己写的前两封邮件的范本指导拿出来给大家,这是外部版,举例而已,内部版更加详实,但是没法分享,请见谅。

傻瓜化说白了就是给大家一个说明书,无论你要自己怎么发挥,这些点是必须要有的,以此为基础进行个人发挥。


傻瓜化邮件范本

 

邮件是最简便成本最低的沟通方式,其他的沟通方式,例如即时沟通,例如电话沟通只是作为配合使用,现在单一的沟通方式已经满足不了外贸的需求。

 

基于此,特制订济南拓博机械设备有限公司邮件标准化流程,只写要点,希望各个语种自行翻译,小组合作,将翻译规范化商务化。

 

此流程为大家必须遵守的,在此基础上允许个人的发挥!
      济南拓博机械设备有限公司
                                     2014年7月5日

 


 

收到客户邮件,要求报价,但是报价需要配置,需要核算,该怎么办?
 
第一时间回复客户这封邮件:
 
Dear Sb,
 
您好,上午好/下午好/晚上好。
 
我是什么公司的某某。
 
很高兴收到您的来函询价,我已经将您的要求转发给了我们的工程师和报价人员,马上进行设备的配置和报价,我们会尽快回复您。
 
能否给我您的skype或者手机号码,这样我给你发送报价之后会第一时间通知您,以免你错过重要信息(注:如果对方没有提供这些联系方式的话)
 
我的skype是:leaderfoodmachine,Mobile No.is 008613964094488,如果您有紧急事项也可以直接打电话给我!
 
落款,签名
 
这封邮件同时抄送到工程师邮箱!
 
发送邮件之后马上进行设备配置,报价,制作报价单,报价单要严格按照公司的最新模板制作。
 
当然如果客户马上或者在制作报价单的过程中给了你他的skype或者电话(如果没有给,可以用邮箱去skype搜索,看对方是否用此邮箱关联了skype或者去打搜索打开对方网站寻找电话号码),我们要马上跟他skype上聊几句,甚至要打一个电话过去,询问我们可能需要的细节。以方便我们更加有针对性的报价。
 
如果没有,ok,按照我们的既定方案做报价,如果客户提供的信息并不全面,那么就报一条基本线(100公斤左右),按照公司规定的价格水平(最低价)进行报价。
 
报价单必须转成pdf和图片,同时发送word版本,三种格式给客户。
 
经常会有同事忘记插入附件,所以回复邮件第一步,插入附件!
 
然后开始书写邮件:
 
Dear Sb,
 
上午好,中午好,晚上好!
 
很感谢您的等待,这里是济南拓博机械设备有限公司某某某,我们是专业生产膨化食品机械的专业厂家。
 
您来函询问,某条线的价格,根据你的要求,结合我们工程师的推荐,我们进行了详细的配置,给你提供offer如下:
 
Product
Price
Payment
Period of delivery
Package
 
详情请下载配置单,配置单已付!
 
我们提供了三种格式,PDF,JPG,Word,并且已经排好版,您可以选择最合适的格式下载打印,便于留存检阅!
 
有任何问题,请发邮件给我,当然电话也可以!
 
签名 落款
 
Ok,邮件写完之后,必须检查一遍,避免出现重大的错别字。发送之前,如果有客户的skype,发消息,告知,我们已经将报价单发送到您的邮箱,请查收。
 
然后点击发送!
 
邮件回复之后,如果客户在线,愿意说话,一定要马上聊天,告诉他,我会保持在线,你在浏览报价单的过程中有任何问题,请第一时间询问我,我会马上为您解答,以免产生误解!
 
哪怕客户不在线,这些话也可以作为留言!彰显自己的专业和服务!
 
回复了邮件之后,要做的工作还有很多,要拿着对方的邮箱去搜索,看看有没有客户的相关信息,以作为后期我们谈判跟进的时候使用。
 
这些我们将在下一份操作手册,跟踪客户里给大家讲解!
JAC外贸实战:外贸企业整体运营方案之九,傻瓜化邮件范本

 


范本一份,其他的不再发布! 

 

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目前评论:11   其中:访客  11   博主  0

    • avatar tks 9

      标准化,高要求,站在一定的高度上,傻瓜的起点就是专业,感谢分享,太无私了

      • avatar 莲科技 9

        对于公司和新人来讲,这是标准化的企业形象,但很少有人这么做。

        • avatar Emily_Lau923 9

          专业铸就辉煌。感谢分享,太无私了

          • avatar 刘文英 9

            标准化和专业化是一个行业进步的标志,谢谢村长的分享,会有很多草根外贸追随这你的脚步渐渐成熟

            • avatar 兜兜榨菜菜 9

              跟随村长的脚步慢慢成长。

              • avatar JullyHuang巧 9

                有统一模板好是好,但最关键还是看,<过程中,每个业务员的具体处理客户疑问,帮客户解决问题的能力>吧。比如你打给一个公司,他们电话回复都是超有礼貌:“您好,感谢您的来电~~~祝您生活愉快~~”。但,如果那个公司解决不了你的问题(你打电话的目的)。你也不会因为他们的模板职业化,而有什么太多的感激,好感吧。(个人观点)PS, 还好不是所有公司都已经这么规范化,要不然,客户发10封邮件,回复的都是基本一个调,也是不好啊。

                  • avatar Jacindustry 9

                    @JullyHuang巧 标准化,绝对不是模板化,只是规定要点,具体措辞还是要每个人去写!

                  • avatar Jacindustry 9

                    半个月,回复量和质量明显大增,继续观察,改进。。。。结合着。为什么邮件之后要打电话篇。效果应该更好。。

                    • avatar 小弯弯儿 9

                      实用!

                      • avatar 琳达的下一站 9

                        挺有用的,很多时候会有迷茫和不知所错。关键还是落实分享的要点,譬如我以前回了询盘就算了,现在会想到找客户的skype,电话等信息,让报价确保被客户收到,等等。谢谢。

                        • avatar 跨境电商 9

                          纯纯地支持一下~