JAC外贸实战:如何整理客户和往来邮件

这个主题是微博上的朋友提供的,实际上这个内容我已经写过了,而且给出了我自己用的自制客户管理excle表格,既然还有人有疑问,不知道怎么用,今天开一个帖子做最详细的讲解。

 

很多公司有自己的客户管理软件,例如恩特啊,富通天下啊,可以直接跟邮件系统相联系,很方便的将邮件信息统计起来,但是大部分公司没有,即便是有,也建议大家自己统计一份,一方面没有网络的时候可以很方便的进行查阅客户,一方面我始终不信任这些所谓的客户管理系统,会不会突然崩溃,丢失数据,或者信息泄密?

 

所以,还是自己来吧!如果你之前看过了,这篇可以不看。

 

首先任意盘下建立一个文件夹,客户管理文件夹,文件夹下建立三个子文件夹,分别为,客户概要,联系详情,往来文件。

 

客户概要里面放置Excle表格,按照产品分类,例如ABCD四个产品

 

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在每一个产品都建立国家工作表,在excle表格下面有新建工作表,你可以添加你的这个产品联系过的客户所在的国家:

 

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基本框架搭建好了,就可以填充内容了,内容就比较随意了,便于查找和管理就好了,例如现在我用的excle格式如下(总是在不停的调整):

 

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这个地方有几点注意:

 

第一:公司名称是一个超链接,链接到了联系详情文件夹下,以客户名称命名的word文档,这个文档里是所有的详细的与客户往来的邮件!

 

第二:所有出现的时间都必须是统一格式,例如,2012-10-1,包括word文档里面出现的时间必须如此,因为可以拿这个时间进行搜索,拿到客户当天的邮件详细记录!

 

第三:如果某天发送了合同或者pi,这个地方也要做一个超链接,链接到往来文件文件夹的里单据!当然往来文件下,建议按照客户建立以客户名称命名的子文件夹,统一放置单据。超链接直接做到对应客户的文件夹下的文件。

 

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这样很轻松就能找到发给客户的单据,后期成交了,单据制作,也加进去,例如清关单据,报关单据,等等,非常方便。

 

第四:关于超链接,提示两个方面,挪动的时候整体文件夹迁移,不会破坏超链接;改变超链接链接到的文件名称,会破坏超链接,所以如果文件更名,别忘记更新超链接!

 

第五:联系时间和概要一定要做好,不是说让你每次都记录所有内容,但是要记录详细内容,例如,某次报价多少,客户还价多少,打了多少折扣,这种一目了然的记录,当一个客户联系了一段时间,连价格趋势都会很明确,之所以我能对到某个港口的产品价格掌握那么清楚与这种记录关联很大!

 

第六:有些客户不是一次性联系就中断或者成交的,而是联系了一次,消失,过段时间再出现,这种客户作好记录,有利于我们后期统计客户的规律和习惯,例如某些客户每次都是问了价格拿到价格就跑了;某些客户问了价格拿到价格,说一句价格太高就跑了;某些客户总是谈到付款方式卡卡住,等等,这种规律和习惯拿到了,可以研究出一定的对策,尽量搞定他。

 

自制的表格一定不会很漂亮,但是功能性可以随意调整,每个人可以按照自己的习惯做一下。

 

记录详细邮件的那个word文档,也可以用excle实现,总之如何方便如何制作就好

35 thoughts on “JAC外贸实战:如何整理客户和往来邮件

  1. 我们不能做黑瞎子,掰一个丢一个,所以我们联系过的每一个客户,来往的每一封邮件都要好好整理,这些都是我们的财富

    1. 共享联盟,行动吧,培训讲师已经很多人报名,我会跟大家联系,争取尽快安排几次免费的培训,希望越来越多的人加入进来!

  2. 用了3天 每天晚上用2个小时 复制整理完了 JAC老师的博客 所有的文章 边看边实践 一定会每天抽一点时间 仔细阅读JAC的文章 并加以实践 这是我们外贸人的财富啊

  3. 谢谢楼主的分享,我真的看到我那些乱七八糟的资料头痛了,真的十分感谢.

  4. 又学习了。。。。哈哈 不过我现在是一个客户一个文件夹,按照时间排列,文件夹命名是:时间+客户+国家。

  5. 谢谢楼主分享!最近资料乱了,我想问下如果是开发客户的话,暂时还不知道的 对方感兴趣的产品,这样的话是不是又要重新建立一个新文件夹?

  6. 话说真心好用啊!虽然刚开始把邮件整理出来有点麻烦,但是查询起来超级方便,哪天的邮件聊了什么,都特别清楚(话说以前我也记在本子上,但是翻看的时候不一定能找得到 ),现在收到客户邮件都是第一时间存储到word里,然后把每一段客户的内容都在后面翻译过来,重点的地方用不同颜色标记,回给客户的邮件写完了再跟原邮件对比一下,看有没有遗漏的地方,同样把回复的内容存储到word里,重点内容用颜色标记,简直太清晰明了了,我这个熊瞎子终于有了自己的百宝箱来装棒子

  7. 客户概要里按产品分类, 这个也要看情况吧。 如我们公司主要做五金配件,客人购买的产品有时种类上百种的, 这个怕是不好分类的。

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